Bulletin d'informations no184-185, 3e-4e trimestre 1999
Association des bibliothécaires français
 

Le Coin de l'Observatoire - Dossier Intranet en bibliothèque
Intranet en bibliothèque, pourquoi ?
par Dominique Lahary
Bibliothèque départementale du Val d'Oise

De l'intranet...

Après avoir vécu de langue années dans l'ombre, connu et utilisé par des cercles limités de chercheurs et de passionnés, Internet a connu avec le World Wide Web un développement fulgurant, s'imposant grâce à quelques standards partagés et quelques logiciels simples. On s'est vite aperçu que ce qui était bon pour le réseau mondial était bon pour le réseau local : pourquoi ne pas utiliser pour organiser la diffusion de l'information au sein d'un bâtiment ou d'un service les mêmes standards et les mêmes logiciels ? Intranet, c'est d'abord cela : l'utilisation des standards, techniques et logiciels de l'Internet au sein d'un réseau privé, quelle que soit sa taille, d'un seul ordinateur à toute une entreprise ou une zone géographique. On utilisera notamment la messagerie et surtout le Web, qui ne mérite plus son qualificatif de "World Wide" mais fait toujours aussi merveille pour distribuer une information écrite dans le langage approprié (HTML) ou, moyennant un interfaçage, d'interroger des bases de données.

Tous les postes des utilisateurs seront des micro-ordinateurs ou des network computers équipés au moins d'un navigateur, tandis que l'information sera distribuée par un serveur Web. Celui-ci n'est même pas nécessaire s'il ne s'agit que de donner accès à des pages Web stockées sur un ordinateur auquel les autres ont accès.

Le grand intérêt de l'intranet est de proposer un principe d'accès à l'information simple et facile. Elle peut être mise à jour à tout moment et immédiatement diffuse sans la lourdeur que représente la production et l'acheminement de documents sur papier.

Certes, on peut distribuer des informations et organiser une messagerie au sein d'un réseau local à l'aide de techniques spécifiques à ce contexte et n'existant donc pas sur Internet. Par abus de langage, il est fréquent qu'on désigne sous le terme intranet l'ensemble du système de distribution et d'échange d'informations interne à une entreprise ou une administration, quelles que soient les techniques et standards utilisés.

Nous nous en tiendrons cependant à une définition stricte : l'intranet, c'est l'application au réseau local des techniques et standards d'Internet. Non pas par purisme mais parce que cette unification des outils entre réseaux de toutes amplitudes est un tournant important, et parce que l'intranet peut être une solution simple et peu coûteuse à mettre en oeuvre.

... à l'Extranet

On entend par Extranet un service accessible sur Internet mais dont l'usage est réservé à une catégorie d'utilisateurs, qui s'identifient généralement par un mot de passe. L'idée est la même : on utilise les technologies de l'Internet pour diffuser l'information, par exemple aux clients ou fournisseurs d'une entreprise. On utilise en outre le réseau commun plutôt qu'un réseau privé trop dispendieux, mais on verrouille l'accès au service. Par extension, on nomme Extranet un service auquel l'accès n'est pas restreint car cela n'en vaut pas la peine, mais dont l'adresse n'est pas rendue publique.

Intranet en bibliothèque : une interface pour le public

Quand en 1994 la bibliothèque municipale de Valenciennes a mis en place son interface unique donnant accès à toutes sortes d'informations ainsi qu'à un catalogue enrichi à du texte et des images, elle a réalisé avec les techniques disponibles à l'époque ce qui est désormais, grâce aux intranets, à la portée de tous.

Consacrant le navigateur comme interface unique et universelle pour l'usager, l'intranet permet de proposer au public, à partir d'un même écran, un ensemble d'informations produites par la bibliothèque sur son fonctionnement et ses activités, la consultation du catalogue, l'accès à une collection locale de documents numériques, et même la consultation de cédéroms moyennant un interfaçage approprié, et finalement à l'Internet.

Pour des raisons pratiques telle que la nécessité de garantir l'accès à certains services (par exemple le catalogue) ou d'éviter l'accaparement des postes pour certains usages (comme la consultation d'Internet ou de cédéroms) on peut souhaiter spécialiser tout ou partie des postes dans une ou plusieurs fonctions. Mais il est intéressant que la bibliothèque puisse moduler librement ces spécialisation en fonction des besoins et des restructurations de l'équipement.

Le nouvel âge des catalogues

L'interface Web peut révolutionner les OPAC. Non parce qu'elle améliorerait les accès : ceux-ci ne dépendent que du logiciel de gestion de bibliothèques et du travail d'indexation des bibliothécaires. Mais parce qu'elle est susceptible d'apporter quatre améliorations considérables :

Faute de présenter tout ou partie de ces améliorations, l'interfaçage Web d'un catalogue n'est qu'un simple rhabillage, qui présente toutefois l'intérêt d'être intégrable dans un intranet.

Intranet et Extranet, l'outil de travail des bibliothécaires

Nous avons consacré notre précédent dossier à Internet comme outil de travail pour les bibliothécaires. On peut naturellement en dire autant d'intranet : c'est un moyen commode de diffuser l'information au sein d'une équipe pour peu qu'on fasse du format HTML le format de base des documents.

Au sein d'un réseau de bibliothèques, il s'agira plutôt d'Extranet, qui n'aura d'ailleurs pas toujours besoin d'être sécurisé par une restriction d'accès : le simple usage d'Internet peut en tenir lieu.

La bibliothèque peut en outre être un des services utilisateurs d'un intranet, ou plus généralement d'un système de communication et de diffusion reposant sur un réseau local, de l'institution dont elle fait partie : collectivité territoriale, université.

Une évolution dans l'offre des fournisseurs
La vague intranet entraîne une évolution dans l'offre des fournisseurs de logiciels intégrés de gestion de bibliothèque et l'apparition de nouveaux acteurs.

Les premiers sont de plus en plus nombreux à proposer l'interfaçage Web de leur catalogue. Ces produits concernent pas seulement les bibliothèques souhaitant rendre leur catalogue accessible sur Internet : la plupart des implantations sont destinées à des intranets.

Certains présentent tout ou partie des quatre améliorations présentées ci-dessus, même si les fonctionnalités de recherche restent encore souvent inférieures à celles de l'OPAC traditionnel, comme le soulignent plusieurs des études citées dans la bibliographie ci-dessous.

Le fournisseur peut présenter la maquette d'un site intranet complet, comprenant l'accès au catalogue et des outils pour créer et mette à jour les informations locales.

Au-delà, certains envisagent l'interfaçage Web de l'ensemble des fonctions d'un logiciel de bibliothèque, y compris le catalogage, mais cette tendance est trop récente et trop minoritaire pour qu'on en tire des conclusions et il n'est pas assuré que les temps de réponse soient satisfaisants.

Mais l'intranet suscite également les offres d'autres sociétés, allant d'un interfaçage particulier, comme le réseau de cédérom, à l'installation complète clé en main d'un site local. Sont également proposés des versions sécurisées de navigateursne permettant aux utilisateurs d'utiliser que les fonctions et sources que la bibliothèque a décidé de mettre à leur disposition.

Il est de plus en plus fréquent que de tels intégrateurs présentent une proposition conjointe avec un fournisseur de logiciel de bibliothèque lors d'un appel d'offre pour une informatisation ou une réinformatisation.

Techniques et savoir-faire
On pourrait craindre que l'installation et la gestion d'un intranet représente une opération lourde requérant un grand savoir faire. Ce n'est pas vraiment le cas et cette solution convient aussi bien à de petites unités qu'à de grands établissements.

Une bibliothèque peut naturellement bénéficier d'une prestation clé en main. Mais il serait dommage dans ce cas que son intranet demeure figé, où qu'il faille recourir à une entreprise pour la moindre mise à jour. D'autres préféreront construire eux-mêmes l'ensemble des pages Web de leur site interne. Dans les deux cas, il est né